文|叢曉萌
一、什么是工作分析及概述:
一個組織的建立最終會導(dǎo)致一批工作的出現(xiàn),而這些工作需要由特定的人員來承擔(dān)。工作分析就是與此相關(guān)的一道程序,通過對工作內(nèi)容與工作責(zé)任的資料匯集、研究和分析,可以確定該項工作的任務(wù)、性質(zhì)和相對價值,以及哪些類型的人適合從事這一工作。???工作分析的過程主要調(diào)研完成工作的要求、周期和范圍,并著眼于工作本身的特點,而不是工作者的狀況。
? ? ? ?工作分析的主要任務(wù):明確“6W+1H”。
What——做什么?工作分析需要明確任職者所從事的工作,具體指工作內(nèi)容、崗位需求、組織結(jié)構(gòu)。
Why——為什么?工作分析需要明確任職者的工作目的,具體指工作存在價值及存在條件。
Who——誰來做?工作分析需要明確對任職者的要求,具體指崗位任職要求。
When——何時做?工作分析需要明確對工作活動的時間要求,具體指工作性質(zhì)。
Where——在哪里?工作分析需要明確對工作環(huán)境的要求,具體指工作環(huán)境。
For Whom——為誰做?工作分析需明確工作中與哪些人發(fā)生關(guān)系,具體管理權(quán)限。
How——如何做?工作分析需明確任職者應(yīng)該如何從事工作活動,具體指工作流程。
總而言之,工作分析是一個了解任職者應(yīng)該做什么工作和為什么需要做的過程,工作分析是一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程。
? ? ? ?工作分析的作用:
1、為制定的有效的人力資源配置計劃奠定基礎(chǔ):工作分析的結(jié)果,可以有效地為人力資源配置預(yù)測和計劃提供可靠的依據(jù),我們可以預(yù)測在未來的一段時間里有待完成的工作量,并分析每個員工可承擔(dān)的工作量。如果預(yù)測表明,現(xiàn)有工作量已大于員工可承擔(dān)能力,那么人力資源部就要幫助業(yè)務(wù)部門做好未來人員配置計劃并上報批準。
2、為招聘工作奠定基礎(chǔ):工作分析的信息可以幫助公司制定招聘時的挑選標準。
3、為員工職業(yè)規(guī)劃方案奠定基礎(chǔ):通過與工作責(zé)任要求對照,員工可以發(fā)現(xiàn)自己在哪些方面存在不足,從而可以有針對性的提高自己,以便為促進職業(yè)生涯的進步創(chuàng)造條件。從公司的角度看,公司在促進員工發(fā)展提高方面所進行的各種培訓(xùn)和內(nèi)部培養(yǎng)工作,其目的也是在員工工作責(zé)任和要求基礎(chǔ)上的提高他們的各種技能和知識。
4、為培訓(xùn)和開發(fā)的方案制定奠定基礎(chǔ):工作分析中的要求,并非每個任職者都能夠滿足和達到的,必須需要不斷培訓(xùn),不斷開發(fā)。因此,可以按照工作分析的結(jié)果,設(shè)計和制定培訓(xùn)方案,根據(jù)實際工作要求和聘用人員的不同情況,有區(qū)別、有針對性的安排培訓(xùn)內(nèi)容和方案,以培訓(xùn)促進任職者工作技能的發(fā)展,提高工作效率。
5、為績效考核工作奠定基礎(chǔ):通過工作分析的大量信息的收集、分析,使績效考核的結(jié)果更具客觀性和針對性,也可以作為職級提升的條件和要求。同時,還可以制定合理的業(yè)績管理標準。
6、為薪酬決策奠定基礎(chǔ):員工所從事的工作難度越大,就應(yīng)該給予適當?shù)母咝?。工作分析信息可用來確定任務(wù)、職責(zé)和責(zé)任的權(quán)重,對難度較大的工作給予較大的權(quán)數(shù),從而付給更高的報酬。制定合理的崗位級別矩陣和相應(yīng)的級別工資。把薪酬制度建立在工作分析的基礎(chǔ)上,就能夠制定出比較合理公平的薪酬管理制度。
7、人才的錄取提供輔助作用:幫助新員工進入職業(yè)角色。
8、為改善崗位設(shè)計和工作環(huán)境奠定基礎(chǔ):通過工作分析,建立崗位工作規(guī)范,發(fā)現(xiàn)工作中不利于發(fā)揮人們積極性及影響安全工作的因素,從而改善崗位設(shè)計和整個工作環(huán)境,從而最大程度的調(diào)動工作積極性和發(fā)揮技能水平,是人們在更適合于身心健康的安全舒適的環(huán)境中工作。
9、為生產(chǎn)率改善方案奠定基礎(chǔ):通過工作分析,一方面,制定了明確的工作責(zé)任要求,建立起規(guī)范的工作程序,使工作職責(zé)明確,目標清楚;另一方面,明確了關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)和業(yè)績考核標準,使員工能更合理地、主動地安排工作,增強他們的工作滿意感,從而提高工作效率。
二、工作分析的方法:
工作分析的主要方法有訪談法、問卷法、文獻分析法、主題專家會議法、觀察分析法、工作日志法、工作實踐法、關(guān)鍵事件法,各自優(yōu)缺點如下:
? ? ? ?1、訪談法:
? ? ? ? 優(yōu)點:收集方式簡單,可獲得完全的工作資料而免去員工填寫問卷之麻煩;可以不拘形式,可隨時補充和反問;發(fā)現(xiàn)管理隱性問題;
? ? ? ? 缺點:信息可能受到扭曲-因訪談?wù)邞岩煞治稣叩膭訖C、或分析者訪談?wù)呒记刹患训纫蛩卦斐尚畔⒌呐で?;分析項目繁雜時,費時成本高;占去員工時間,妨礙生產(chǎn)。
2、問卷法:
? ? ? ?優(yōu)點:內(nèi)容有針對性,員工容易作答;節(jié)約時間成本低,短時間內(nèi)獲取大量信息;事后對結(jié)果的處理和分析容易進行;員工有參與感,有助于雙方計劃的了解。
缺點:一般員工不愿意花費時間正確填寫問卷;可能導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果的偏差;不能準確地描述他們的工作任務(wù)。
3、文獻分析法:
? ? ? ?優(yōu)點:信息可靠性高,成本低;容易掌握有關(guān)崗位的信息。
? ? ? ?缺點:整理信息工作量大;可能會產(chǎn)生信息失真。
? ? ? ?4、主題專家會議法:
? ? ? ?優(yōu)點:操作簡單、成本低,,適用性強;有利于工作分析結(jié)果最大限度的得到企業(yè)的認同以及后期的推廣。
? ? ? ?缺點:其結(jié)構(gòu)化程度低,缺乏客觀性,費時成本高;會受到與會專家的知識水平及其相關(guān)工作背景的制約。??
5、觀察分析法:
? ? ? ?優(yōu)點:有助于了解崗位比較客觀的信息;能澄清某些疑問;能直觀得到崗位要求的個人資格。
? ? ? 缺點:分析者對任職者造成壓力;不易觀察到一些突發(fā)事件;不適用于工作周期長的崗位。
? ? ? ?6、工作日志法:
? ? ? ?優(yōu)點:對工作充分了解,有助于主管和員工的面談;避免遺漏,可以收集到最詳盡的資料。
? ? ? ?缺點:任職者可能合理夸張或隱瞞某些活動;費時、成本高且干擾員工工作。
7、工作實踐法:
? ? ? ?優(yōu)點:比面談詢問、問卷調(diào)查等方法,能獲得更真實可靠的數(shù)據(jù)資料;可以準確地了解工作的實際任務(wù)和體力、環(huán)境、社會方面的要求,適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。
? ? ? ?缺點:由于工作分析人員本身知識與技能的局限,使工作實踐法運用范圍很窄;不適用于在現(xiàn)代化大生產(chǎn)條件下,對操作的技術(shù)難度,工作頻率,質(zhì)量要求高及有危險性的職務(wù)。
? ? ? ?8、關(guān)鍵事件法:
? ? ? ?優(yōu)點:是研究的焦點集中在職務(wù)行為上,因為行為是可觀察的、可測量的。同時,通過這種職務(wù)分析可以確定行為的任何可能的利益和作用。
? ? ? ?缺點:一是費時,需要花大量的時間去搜集那些關(guān)鍵事件,并加以概括和分類;二是關(guān)鍵事件的定義是顯著的對工作績效有效或無效的事件,但是,這就遺漏了平均績效水平。而對工作來說,最重要的一點就是要描述“平均”的職務(wù)績效。利用關(guān)鍵事件法,對中等績效的員工就難以涉及,因而全面的職務(wù)分析工作就不能完成。
? ? ? ? 工作分析的方法選擇:
在選擇工作分析方法時,關(guān)鍵是考慮方法和目的的匹配性,成本可行性以及該方法對所研究的情況的適用性。一般來說,企業(yè)需要考慮因素如下:
(1)目的:選擇與目的相匹配的分析方法能節(jié)約成本,提高效率。如以人力資源調(diào)查和薪酬調(diào)查制定為目的的工作分析可以選擇問卷法。
(2)成本:各種方法所要求的時間和精力的消耗不同,由此帶來選擇各方法的成本不一樣。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況,選擇合適方法。如成本較低的方法有文獻分析法、問卷法、工作日志法等;訪談法、關(guān)鍵事件法需要花費大量的時間和精力,成本較高。
(3)工作性質(zhì):組織機構(gòu)和技術(shù)對工作分析方法的選擇有一定程度的影響。不同工作其復(fù)雜程度、技術(shù)水平及其周期長短各不相同,工作分析方法也有差異。如觀察分析法和工作實踐法適用于工作簡單、技術(shù)水平不高和周期較短的工作;而相反的可選用訪談法、工作日志法等。
(4)待分析的工作樣本數(shù)量:如果工作樣本數(shù)量多,可選用問卷法,比較經(jīng)濟;樣本數(shù)量少的,可選用訪談法等。
(5)任職者情況:因為任職者對事物認知水平不同,任職者能否理解并接受相應(yīng)的工作分析方法是重要考慮因素。因此應(yīng)該對于不同層次的人員采取不同的分析方法。例如:對于一般員工常選用問卷法、工作日志法;而對于高層次的管理者,問卷法和訪談法則更為適用。
? ? ? ?Tips1:工作分析的作用很多,因此做好工作分析很有必要。
? ? ? ?Tips2:工作分析方法各異,需要根據(jù)工作分析的目的、成本、工作性質(zhì)、樣本數(shù)量、任職者情況來選擇不同的工作分析方法,適合就是最好的。